Ich würde in dem Fall mal über eine andere Arbeitsweise nachdenken. Z.B. ein kleines Programm mit einer intuitiven Oberfläche schreiben, welches intern die Daten irgendwie verwaltet (in einer Datenbank, oder meinetwegen auch in dieser Ordnerstruktur), und die Mitarbeiter können über dieses Programm die Daten aufrufen, ändern, neue hinzufügen etc. Dann könnte man auch eine bessere Suchfunktion implementieren und das Arbeiten generell erleichtern...
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We are, we were and will not be.