Ok, also erstmal denkst du ein bisschen umständlich.
Wenn du eine Datenbak erstellst, dann ist das vereinfacht nicht mehr als eine Tabelle.
Was kann man gewöhnlich bei Tabellen machen?
Genau, man kann einzelne Zeilen auswählen.
Also wozu ein neues Formular erstellen (und das auch noch zu jedem User

), wenn du auch einfach immer jeweils die Spalte anzeigen lassen könntest, die du brauchst?
Also könnte das so aussehen, dass du erstmal eine Datenbank erstellst, dann verschiedene Spalten anlegst.
In deinem Fall am besten den Vornamen, den Nachnamen und dann der Barcode, oder eine feste ID, die du jedem zuweist.
Zusätzlich könntest du natürlich noch sonstige Sachen wie Ankunftszeit usw eingeben.
Dann wenn jemand kommt und von deiner noch nicht vorhanden Hardware

seine ID einlesen lässt, geht bei dir nach einer kurzen Suche in deiner Datenbank, das Feld auf mit Vornamen und Nachnamen, wo die eindeutig vergebene ID mit der auf dem Armband übereinstimmt. Dort könntest du dann zb. ein einem Feld die Kosten hinzufügen, die er verursacht hat.
Im Prinzip ganz einfach.
Jetzt müsstest du dich für eine Datenbank entscheiden. Was da für einen Anfänger am besten geeignet ist, weiß ich nicht.
Zu MySQL gibt es beispielsweise sehr gute Tutorials im Internet, vielleicht kann dir da jemand einen Tipp geben..
Lg